Политика за поверителност и защита на личните данни

1. Администратор и контакт

Администратор на личните данни е „ВерДи Комерс“ ЕООД, ЕИК 208233229, ДДС № BG208233229, със седалище и адрес на управление: гр. Пазарджик, ул. „Стоян Ангелов“ № 87, представлявано от Вера Божкова, наричано по-долу „Администраторът“.

Въпроси и искания относно личните данни могат да се изпращат на info@intheplot.com, на посочения по-горе адрес или на телефон 0883480888.

2. За кого се отнася политиката

Политиката се отнася до посетителите на сайта, клиентите, получателите на подаръци, лицата, изобразени на предоставени снимки или описани в съдържанието за персонализация, родителите и законните представители, получателите на маркетингови съобщения и лицата, които се свързват с Администратора.

3. Категории лични данни

Идентификационни и контактни данни: име, електронна поща, телефон, адрес за доставка и, когато е необходимо, данни за получател на пратката.

Данни за поръчката и плащането: избран продукт и вариант, цена, статус и идентификатор на плащането. Пълните данни на банковата карта се обработват от доставчика на платежни услуги и не са достъпни за Администратора.

Съдържание за персонализация: имена, отношения между лицата, повод, спомени, събития, места, предпочитания, послания и отговори на уточняващи въпроси.

Снимки и изображения: предоставени оригинални снимки, както и създадени въз основа на тях художествени изображения.

Работни и крайни файлове: чернови, корекции, одобрен електронен проект, файл за производство и готови изображения.

Комуникация и доказателствени данни: електронни съобщения, дата и час на изпращане и получаване, статус на доставяне, служебни бележки от телефонен разговор, одобрение, версия на файла и данни за изпълнение и доставка.

Технически данни: IP адрес, данни за устройство и браузър, дневници за сигурност, онлайн идентификатори, бисквитки, запис на съгласията и предпочитанията.

Маркетингови данни: електронна поща, история на дадено или оттеглено съгласие, взаимодействия със съобщенията и, само при отделно разрешение, избрани готови изображения или откъси.

Предоставените снимки не се използват за установяване на самоличност, лицево разпознаване или уникална биометрична идентификация. Ако бъде въведена подобна функция, предварително ще бъдат извършени необходимите правни оценки и уведомяване.

4. Данни, които не трябва да предоставяте

Не предоставяйте ЕГН, копия на документи за самоличност, банкови данни, пароли или точни данни за местонахождение. Не предоставяйте за друго лице информация за здраве, увреждане, генетични или биометрични характеристики, етнически произход, религия, политически възгледи, синдикално членство, сексуален живот или сексуална ориентация, както и данни за присъди и нарушения.

Ако конкретен чувствителен факт е съществен за желаното съдържание, свържете се с нас предварително. Такива данни могат да бъдат приети само след преценка на необходимостта, правното основание и приложимите допълнителни гаранции, включително изрично съгласие на съответното лице, когато законът го изисква.

5. Цели и правни основания

Изпълнение на поръчката. Приемане, плащане, изработване, одобряване, производство и доставка на персонализирания продукт. Обработването на данните на клиента се основава на предприемане на стъпки преди договор и изпълнение на договора. За ограничените данни на получателя на подаръка или друго заснето или описано лице основанието е легитимният интерес на Администратора и клиента да бъде изпълнена частна персонализирана поръчка, при ограничен обхват, достъп и срок.

Законови задължения. Счетоводство, данъчно отчитане и предоставяне на информация на компетентни органи, когато това се изисква от закона.

Рекламации, сигурност и защита на права. Обслужване на рекламации, предотвратяване на злоупотреби, защита на информационните системи и установяване, упражняване или защита на правни претенции. Основанието е законово задължение или легитимен интерес според конкретната дейност.

Имейл маркетинг. Изпращане на маркетингови съобщения въз основа на предварително доброволно съгласие. Съобщения до съществуващи клиенти се изпращат без отделно съгласие само когато са изпълнени всички законови условия и е осигурена лесна възможност за отказ.

Портфолио и реклама. Използване на разпознаваеми готови изображения, откъси или име в сайта, портфолио, социални мрежи или реклама само въз основа на отделно, конкретно съгласие на всяко пълнолетно разпознаваемо лице. За дете е необходимо съгласие от родител или законен представител. Ако такова съгласие не е получено, материалът не се използва за тези цели.

Незадължителни аналитични и маркетингови технологии. Обработване на онлайн идентификатори и поведение въз основа на предварително съгласие чрез механизма за управление на бисквитките.

6. Данни, получени за трети лица

Когато клиент поръчва подарък, данни за получателя или друго лице могат да бъдат получени от клиента, а не директно от съответното лице. Източникът на тези данни е поръчващият клиент. Данните се обработват само доколкото са необходими за частната персонализирана поръчка, без публично използване и при ограничен срок за оригиналните снимки.

Клиентът декларира, че има право да предостави материалите и че предоставянето им не нарушава правата на друго лице. Когато е уместно и не обезсмисля подаръка, клиентът следва да насочи съответното лице към настоящата политика. Информацията е постоянно достъпна на сайта и може да бъде предоставена и чрез кратко съобщение или връзка, придружаваща готовия продукт.

Администраторът по правило не разполага с електронна поща или телефон на лицето, за което е предназначен подаръкът. Когато прякото индивидуално уведомяване е невъзможно или би изисквало несъразмерни усилия, се прилагат подходящи мерки за защита на правата и интересите на лицето, включително публична достъпност на настоящата информация. Това не ограничава правото на лицето да се свърже пряко с Администратора.

При искане или възражение от заснето или описано лице се извършва конкретна проверка независимо от декларацията на клиента. Когато искането е основателно, обработването може да бъде спряно, данните да бъдат коригирани или изтрити, или използването им да бъде ограничено, като се отчитат приложимите законови основания и правата на всички засегнати лица.

7. Снимки, художествени изображения и крайни файлове

Оригиналните снимки се използват само в необходимия обхват за изпълнение на персонализираната поръчка и за създаване на художествени изображения. Оригиналните снимки не се включват в отпечатания продукт и не се предоставят на производител на готовия продукт, освен ако клиентът изрично е поръчал продукт, който по естеството си изисква отпечатване на самата снимка и е бил предварително информиран за това.

За събирането и техническото обработване на снимките могат да бъдат използвани проверени доставчици на електронни форми, защитено съхранение и технологии за създаване на изображения. На всеки получател се предоставят само данните, необходими за конкретната възложена операция. Конкретните доставчици и вътрешната последователност на работа не се публикуват, но се поддържат във вътрешната документация на Администратора и се предоставя информация за действителните получатели при валидно искане и когато законът го изисква.

Оригиналните снимки се изтриват не по-късно от 14 дни след окончателното одобрение и подаването на продукта за производство или до 14 дни след прекратяване на поръчката, когато продукт не се произвежда. Изтриването обхваща работните хранилища и достъпните кошчета за възстановяване, доколкото техническият цикъл на съответния доставчик позволява.

Създадените изображения и крайният електронен файл могат да останат лични данни, когато лицата са разпознаваеми. Те се съхраняват до 2 години след доставката за обслужване на рекламации и възможен повторен печат при ограничен достъп. За използване в портфолио или реклама се създава отделно копие само при валидно съгласие.

8. Данни за деца

Поръчки се приемат само от лица, навършили 18 години. Възрастта се потвърждава чрез задължително електронно поле, като датата, часът и приетата версия на условията се съхраняват. Копие от документ за самоличност не се изисква по правило. При основателно съмнение Администраторът може да поиска минимално допълнително потвърждение или да откаже поръчката.

Снимки и информация за дете се обработват само когато поръчващият е негов родител или законен представител или разполага с подходящо разрешение от такъв. Не се използват разпознаваеми изображения на деца за портфолио или реклама без отделно, конкретно съгласие на родителя или законния представител.

9. Използване на системи с изкуствен интелект и човешки преглед

При изпълнението на поръчката могат да се използват технологии с изкуствен интелект за подпомагане на създаването, редакцията или проверката на текстово и визуално съдържание. Подаваните данни се ограничават до необходимото за съответната операция, а ненужните пряко идентифициращи данни се премахват или заменят, когато това е възможно.

Не се вземат решения с правни или сходни значими последици за лицата единствено чрез автоматизирано обработване. Крайният продукт се подлага на човешки преглед. При въвеждане на автоматизация, която променя този извод, политиката и вътрешната оценка на риска ще бъдат актуализирани предварително.

10. Категории получатели

Лични данни могат да бъдат предоставяни само в необходимия обхват на следните категории получатели:

доставчици на платформа за електронна търговия, хостинг и техническа поддръжка;

доставчици на платежни услуги и средства за предотвратяване на измами;

доставчици на електронни форми, качване на файлове, служебна електронна поща и защитено облачно съхранение;

доставчици на технологии за подпомагане на създаването, редакцията и проверката на текстово и визуално съдържание;

доставчици на средства за оформление и подготовка на крайни файлове;

производители и печатници, които получават само крайния файл, необходим за производството, без оригиналните снимки, освен при продукт, който изрично включва отпечатване на снимка;

куриерски и логистични оператори, които получават данните, необходими за доставката;

доставчици на информационна сигурност, счетоводни, правни и други професионални услуги;

компетентни държавни и съдебни органи, когато предоставянето е изискано по закон.

В зависимост от конкретната услуга получателят може да действа като обработващ лични данни от името на Администратора или като самостоятелен администратор за собствените си законово определени цели. Преди възлагане се проверяват ролята, договорните гаранции, подизпълнителите, сигурността, сроковете за съхранение, местоположението на обработването и възможността за изтриване.

Актуален списък на използваните доставчици и действителните предавания на данни се поддържа във вътрешната документация. При упражняване на право на достъп се предоставя информация за конкретните получатели, когато това се изисква от закона и съответните получатели могат да бъдат установени.

11. Предаване на данни извън Европейското икономическо пространство

Някои доставчици или техни подизпълнители могат да обработват данни извън Европейското икономическо пространство. В тези случаи предаването се извършва въз основа на решение за адекватно ниво на защита, стандартни договорни клаузи на Европейската комисия или друг допустим правен механизъм, заедно с оценка на риска и допълнителни мерки, когато са необходими.

Когато е наличен подходящ европейски регион за обработване, той се предпочита. Данните се свеждат до необходимото, а пряко идентифициращите данни се премахват или заменят преди предоставяне на външна услуга, когато това е съвместимо с целта.

12. Срокове за съхранение

Изоставен въпросник и файлове без започната поръчка: до 30 дни.

Оригинални снимки: до 14 дни след окончателното одобрение и подаването за производство; при прекратена поръчка без производство - до 14 дни след прекратяването.

Чернови и междинни текстове: до 90 дни след доставката, освен ако са необходими за активна рекламация или спор.

Одобрен електронен файл и готови илюстрации: до 2 години след доставката за рекламации и повторно производство.

Дневник на поръчката, одобрения, кореспонденция и договорни доказателства: до 5 години след доставката или до окончателното приключване на възникнал спор.

Фактури и счетоводни документи: за приложимия законов срок, обичайно 10 години.

Маркетингов контакт: до оттегляне на съгласието или до 2 години без взаимодействие, след което данните се изтриват или се иска ново потвърждение.

Рекламно копие на персонализиран продукт: до оттегляне на съгласието, но не повече от 3 години без неговото подновяване.

Доказателства за съгласие и отказ: до 3 години след прекратяване на съответното използване, освен при спор.

Технически дневници за сигурност: до 12 месеца, освен ако са необходими за разследване на инцидент.

След изтичането на приложимия срок данните се изтриват, необратимо се анонимизират или достъпът до тях се ограничава, когато законът изисква продължаващо съхранение.

13. Сигурност

Прилагат се подходящи организационни и технически мерки, включително контрол на достъпа според служебната необходимост, индивидуални служебни профили, многофакторна защита, шифрован пренос, защитено съхранение, актуализации, резервни копия, проследимост на действията, правила за изтриване и периодичен преглед на доставчиците.

Оригиналните снимки не се съхраняват на лично устройство, освен когато това е неизбежно за изпълнение на поръчката. В такъв случай те се пазят в защитена работна папка с ограничен достъп и се изтриват в определения срок.

14. Вашите права

При наличие на законовите предпоставки имате право на информация, достъп и копие, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните, възражение срещу обработване въз основа на легитимен интерес, оттегляне на съгласие и жалба до надзорния орган. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на извършеното преди него обработване.

Когато обработването се основава на легитимен интерес, може да възразите по причини, свързани с Вашата конкретна ситуация. При пряк маркетинг възражението се уважава за всички бъдещи съобщения без допълнителна преценка.

Искания се подават на info@intheplot.com. Можем да поискаме само необходимата информация за потвърждаване на самоличността на заявителя. Отговаряме без неоправдано забавяне и по правило до един месец, като срокът може да бъде удължен при условията на закона.

Надзорен орган е Комисията за защита на личните данни, гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, интернет страница: www.cpdp.bg.

15. Промени в политиката

Политиката се преглежда при промяна на продуктите, категориите данни или получатели, маркетинговите технологии, държавите на продажба, степента на автоматизация, сроковете за съхранение или приложимите нормативни изисквания. Съществените промени се съобщават по подходящ начин и не се използват със задна дата за нова цел без валидно правно основание.